በቡድኖች ውስጥ የ AI ማስታወሻዎችን እንዴት ማንቃት እንደሚቻል

አጭር መልስ ፡ በቡድኖች ውስጥ ያሉ የAI ማስታወሻዎች በተሻለ ሁኔታ የሚሰሩት አስተዳዳሪዎች መጀመሪያ ትክክለኛውን የኮፓይለት እና የፅሁፍ ፖሊሲ ሲያነቁ ነው፣ ከዚያም አዘጋጆቹ አመቻችትን ሲያበሩ ወይም በሚደገፉ ስብሰባዎች ላይ ማጠቃለያ ሲጠቀሙ ነው። የፈቃድ አሰጣጥ፣ የፅሁፍ ቅጂ ወይም የስብሰባ አይነት በትክክል ካልተዋቀረ ማስታወሻዎች ላይታዩ ወይም ያልተሟሉ ሊሆኑ ይችላሉ።

ቁልፍ ነጥቦች፡

የአስተዳደር ቁጥጥር ፡ የ AI ማስታወሻዎች እንዲታዩ ከመጠበቅዎ በፊት የቡድን ስብሰባ መመሪያዎችን ያረጋግጡ።

የፈቃድ ማረጋገጫ፡- አመቻች፣ ማጠቃለያ እና የኮፓይለት ባህሪያትን በትክክለኛው መብት ያዛምዱ።

የጽሑፍ ግልባጭ መስፈርት፡- የድህረ-ስብሰባ AI ማስታወሻዎች አስፈላጊ ሲሆኑ የጽሑፍ ግልባጭን ያንቁ እና ያሂዱ።

የስብሰባ ዝግጅት፡- ውጤቶችን ለማሻሻል ግልጽ አጀንዳ ያላቸው የታቀዱ፣ የተደገፉ ስብሰባዎችን ይጠቀሙ።

የሰው ግምገማ ፡ ማስታወሻዎችን ከማጋራትዎ በፊት ስሞችን፣ ውሳኔዎችን፣ የጊዜ ገደቦችን እና ሚስጥራዊ ዝርዝሮችን ያረጋግጡ።

1. በቡድኖች ውስጥ የ AI ማስታወሻዎች ምን ማለት ናቸው 🤖

በቡድኖች ውስጥ የ AI ማስታወሻዎችን እንዴት ማንቃት እንደሚቻል ከመቀጠልዎ በፊት ሶስት ተመሳሳይ የሚመስሉ ባህሪያትን መለየት ያስፈልግዎታል

• በስብሰባው ወቅት በAI የተፈጠሩ ማስታወሻዎች - ብዙውን ጊዜ በቡድን ስብሰባዎች ውስጥ በአመቻች በኩል የሚቀርቡ።

• በማጠቃለያ ውስጥ የAI ማስታወሻዎች - ከስብሰባ ወይም ከክስተት በኋላ የሚታዩ ማስታወሻዎች እና የክትትል ተግባራት።

• የኮፓይለት ስብሰባ ማስታወሻዎች - ከስብሰባ ቻት ወይም ከማጠቃለያ ተሞክሮ በማይክሮሶፍት 365 ኮፓይለት በኩል የመነጩ ማስታወሻዎች።

አመቻች በእውነተኛ ጊዜ የ AI ማስታወሻዎችን መፍጠር፣ ቁልፍ ውሳኔዎችን ማጠቃለል፣ ክፍት ጥያቄዎችን መመዝገብ፣ በስብሰባ ውይይት ውስጥ ጥያቄዎችን መመለስ እና ተግባራትን ማስተዳደር። ማይክሮሶፍት የማይክሮሶፍት 365 የኮፓይለት ፈቃድ እንደሚያስፈልግ ፣ ምንም እንኳን የውስጥ የስብሰባ ተሳታፊዎች አንዴ ከተጀመረ በኋላ የቀጥታ ዝመናዎችን ማየት ቢችሉም።

ያ ልዩነት አስፈላጊ ነው ምክንያቱም አንድ ሰው "AI Notes" ሊል እና የተወለወለ የቀጥታ ማስታወሻዎች ፓነል ማለት ሊሆን ይችላል፣ ሌላኛው ሰው ደግሞ ከስብሰባው በኋላ የAI ማስታወሻዎች ትርን ያመለክታል። ተመሳሳይ ወጥ ቤት፣ የተለያዩ መሳቢያዎች።.

2. የ AI ማስታወሻዎችን በቡድን ውስጥ ከማንቃትዎ በፊት ፈጣን የማረጋገጫ ዝርዝር ✅

ደረቅ ግን አስፈላጊው ነገር ይኸውና። የAI ማስታወሻዎች አንድ ሰው “ተቀላቀል” የሚለውን ጠቅ ስላደረገ ብቻ በአስማት አይታዩም። ብዙውን ጊዜ ትክክለኛውን ፈቃድ፣ ትክክለኛውን የአስተዳደር መመሪያ፣ የነቃ የጽሑፍ ግልባጭ እና ባህሪውን የሚደግፍ የስብሰባ ቅርጸት ያስፈልግዎታል።.

እነዚህን መጀመሪያ ያረጋግጡ፦

• ድርጅትዎ ለቀጥታ አመቻች የAI ማስታወሻዎች የማይክሮሶፍት 365 ኮፓይሎት ወይም የቲምስ ፕሪሚየም/ኮፓይሎት ኢንተለጀንት ሪካፕ ባህሪያት ጥቅም ላይ የሚውሉበት አለው።

• የቡድኖች ስብሰባ መመሪያ ግልባጭ ይፈቀዳል።.

• ኮፓይለት በአስተዳዳሪ መመሪያ አይታገድም።.

• ስብሰባው ባህሪው የሚደገፍበት የጊዜ ሰሌዳ የተያዘለት የቡድን ስብሰባ ነው።.

• አዘጋጁ ወይም አቅራቢው ተገቢውን የAI ባህሪ የማብራት ፈቃድ አለው።.

• ስብሰባው በቂ ረጅም እና ከስብሰባ በኋላ የ AI ማስታወሻዎችን ከፈለጉ የተገለበጠ ነው።.

የማይክሮሶፍት ቲምስ ፕሪሚየም የፈቃድ ሰነዶች “በአይአይ የተፈጠሩ ማስታወሻዎችን እና ከስብሰባዎች የተወሰዱ ተግባራትን ይመልከቱ” እንደ አይአይ-ተኮር የግንኙነት ችሎታን ያካትታል፣ የአመቻቹ መመሪያ ደግሞ ማይክሮሶፍት 365 ኮፓይለት አመቻች ለመጨመር ወይም ለማብራት እንደሚያስፈልግ ለብቻው ይናገራል።

ትንሽ እንቆቅልሽ፣ በእርግጥ አንድ ነገር አለ ፡ በማጠቃለያ ውስጥ ያሉት የAI ማስታወሻዎች ከአምስት ደቂቃ በላይ ለቆዩ እና በእንግሊዝኛ ለተገለበጡ ክስተቶች ይገኛሉ፣ እና ማይክሮሶፍት ደግሞ ቅርጸቱ እንደ ግልባጭ ቋንቋ ሊለያይ እንደሚችል ይገልጻል።

3. እንደ አስተዳዳሪ በቡድን ውስጥ የ AI ማስታወሻዎችን እንዴት ማንቃት እንደሚቻል 🛠️

ለአስተዳዳሪዎች፣ የAI ማስታወሻዎችን በቡድኖች ውስጥ እንዴት ማንቃት እንደሚቻል የሚጀምረው በቡድኖች አስተዳዳሪ ማዕከል ውስጥ ነው፣ በስብሰባው ውስጥ አይደለም። ብዙ ሰዎች የሚጣበቁበት ቦታ ይህ ነው። የAI ማስታወሻዎችን አዝራር መፈለግ ይቀጥላሉ፣ ነገር ግን መመሪያው በጸጥታ ከበስተጀርባ “አይሆንም” ማለት ነው።

የአስተዳዳሪው መንገድ ብዙውን ጊዜ የሚከተለው ነው፦

1. የቡድኖቹን የአስተዳደር ማዕከል ይክፈቱ ።

2. ወደ ስብሰባዎች።

3. የስብሰባ መመሪያዎችን ይምረጡ ።

4. አሁን ያለ ፖሊሲ ይምረጡ ወይም አዲስ ይፍጠሩ።.

5. የመቅዳት እና የመገልበጥ ክፍሉን ያግኙ ።

6. የኮፓይለት ቅንብሩን ያግኙ ።

7. ከሚገኙት አማራጮች ውስጥ አንዱን ይምረጡ፦

   • በርቷል

   • የተቀመጠውን ግልባጭ መጠቀም ያስፈልጋል፤ በርቷል

   • በነባሪነት የተቀመጠ ግልባጭ ሲኖር በርቷል

   • ጠፍቷል

8. መመሪያውን ያስቀምጡ እና ለትክክለኛዎቹ ተጠቃሚዎች መመደቡን ያረጋግጡ።.

የማይክሮሶፍት የአስተዳደር መመሪያ እነዚያን የኮፓይለት ስብሰባ ፖሊሲ ቅንብሮችን ይዘረዝራል እና የጽሑፍ ግልባጭ ፖሊሲው ኮፓይለት በስብሰባዎች ወቅት እና በኋላ መሥራት ይችል እንደሆነ ላይ ተጽዕኖ እንደሚያሳድር ያብራራል።

እንዲሁም ግልባጩ ራሱ መኖሩ መረጋገጡን ማረጋገጥ አለብዎት። የቡድን ግልባጭ በፖሊሲ የሚተዳደር ባህሪአዘጋጁ እና ተጠቃሚው የሚጀምር ግልባጭ ሁለቱም ለስብሰባዎች፣ ለዌቢናሮች ወይም ለከተማ አዳራሾች ግልባጭን ለማካተት ቅንብሩን ማንቃት ያስፈልጋቸዋል።

ሰዎች የሚዘለሉት፣ ከዚያም ቡድኖችን የሚወቅሱበት ክፍል ይህ ነው። አንዳንድ ጊዜ ቡድኖች ይገባቸዋል። ግን ሁልጊዜ አይደለም።.

4. ስብሰባ ሲያቅዱ በቡድኖች ውስጥ የ AI ማስታወሻዎችን እንዴት ማንቃት እንደሚቻል 📅

ለስብሰባ አዘጋጆች፣ ቀላሉ መንገድ ስብሰባው ከመጀመሩ በፊት የ AI ማስታወሻዎችን ማዘጋጀት ነው። ይህም ቡድኖች ልክ እንደ ድመት አስቀድሞ እንደተመገበች ጥሩ ባህሪ እንዲያሳዩ ተጨማሪ ቦታ ይሰጣቸዋል።.

መርሐግብር ሲያስይዙ አመቻች ለማከል፡

1. የቀን መቁጠሪያውን በቡድኖች ይክፈቱ ።

2. አዲስ ይምረጡ ።

3. የቡድኖችን ስብሰባ መቀያየሪያ ያብሩ ።

4. አማራጮችን ይምረጡ ።

5. ወደ ኮፓይለት እና ሌሎች የአይአይ አይነቶች።

6. Allow Copilot እና Facilitator ወደሚከተሉት መዋቀራቸውን ያረጋግጡ

   • በስብሰባው ወቅት ብቻ

   • በስብሰባው ወቅት እና በኋላ

7. የአመቻቹን መቀያየሪያ ያብሩ ።

8. ተግብር የሚለውን ይምረጡ ።

የማይክሮሶፍት አመቻች መመሪያዎች ይህ የጊዜ ሰሌዳ መንገድ እንደሆነ ይናገራሉ፣ እንዲሁም አመቻች ሊታከል የሚችለው በተያዘላቸው ስብሰባዎች ላይ ብቻ ነው፣ የቻናል ስብሰባዎች፣ ፈጣን ስብሰባዎች ወይም የቡድን ጥሪዎች ላይ አይደለም።

ጥሩ የስብሰባ ግብዣም ይረዳል። በመግለጫው ወይም በስብሰባ ማስታወሻዎች ላይ ቀላል አጀንዳ ያክሉ። አመቻቹ በግብዣ ወይም በሉፕ ስብሰባ ማስታወሻዎች ውስጥ አጀንዳ መኖሩን ማረጋገጥ እና ውይይቱን በተደራጀ መልኩ ለማቆየት ሊጠቀምበት ይችላል። አስማታዊ አይደለም፣ ነገር ግን ስብሰባዎ በጣም ብዙ “አንድ ተጨማሪ ነገር” ጊዜዎች ሲኖሩት በጣም ቅርብ ነው።.

5. በቀጥታ የቡድን ስብሰባ ወቅት የ AI ማስታወሻዎችን እንዴት ማብራት እንደሚቻል 🎙️

ምናልባት ቀጠሮ እያስያዙ ማንቃት ረስተውት ይሆናል። ይከሰታል። ስብሰባውን ሲከፍቱ፣ አንድ ሰው “የአእምሮ ጤና ባለሙያ ማስታወሻ መያዝ ይችላል?” ይላል፣ እና በድንገት ሁሉም ሰው ጨረቃን እንደሚቆጣጠር አድርጎ አዘጋጁን ይመለከታል።.

በስብሰባ ወቅት አመቻችትን ለማብራት፡

1. የቡድኖቹን ስብሰባ ይቀላቀሉ።.

2. ከስብሰባ መቆጣጠሪያዎች ውስጥ ተጨማሪ እርምጃዎችን ይምረጡ ።

3. አመቻች አብራ የሚለውን ይምረጡ ።

4. ቡድኖች ከጠየቁ የስብሰባ ቋንቋ ይምረጡ።.

5. ማስታወሻዎች እስኪታዩ ድረስ ለጥቂት ደቂቃዎች ይጠብቁ።.

አመቻች አንዴ ከበራ፣ የማስታወሻዎች አዶ ይለወጣል ይህም በAI የተፈጠሩ ማስታወሻዎች ንቁ መሆናቸውን ያሳያል። ማይክሮሶፍት እንደሚለው ማስታወሻዎቹ ወዲያውኑ አይታዩም እና በትራንስክሪፕቱ ውስጥ በተቀረፀው ውይይት ላይ የተመሰረቱ ስለሆኑ ጥቂት ደቂቃዎችን ሊወስዱ ይችላሉ።

አንድ አስፈላጊ የሚና ዝርዝር ፡ የሞባይል ተሳታፊዎች የቀጥታ ማስታወሻዎችን ማየት ይችላሉ፣ ነገር ግን በዴስክቶፕ ወይም በድር ላይ ቡድኖችን የሚጠቀሙ አዘጋጆች ወይም አቅራቢዎች ብቻ በስብሰባ ወቅት አመቻችውን ማብራት ወይም ማጥፋት ይችላሉ።

ስለዚህ፣ አንድ ሰው ከታክሲ ስልክ እየገባ ከሆነ እና ለምን ስልክ መክፈት እንደማይችል ቢጠይቅ፣ ምክንያቱ ይህ ሊሆን ይችላል። ያበሳጫል? አዎ። ምክንያታዊ ነው? በአብዛኛው።.

6. ከቡድኖች ስብሰባ በኋላ የ AI ማስታወሻዎችን እንዴት ማግኘት እንደሚቻል 🔎

ስብሰባው ካለቀ በኋላ ማስታወሻዎቹ ወደ ምርታማነት ጭጋግ ውስጥ አይጠፉም። ብዙውን ጊዜ ከስብሰባው ውይይት ወይም ከማጠቃለያ ማግኘት ይችላሉ።.

ከስብሰባ በኋላ በAI የመነጨ ይዘትን ለመገምገም፡

1. በቡድኖች ውስጥ ውይይት ይክፈቱ ።

2. የስብሰባ ውይይቱን ይምረጡ።.

3. ከላይ ያለውን ማጠቃለያ ይምረጡ ።

4. በተከራይዎ ውስጥ በሚታየው ልምድ ላይ በመመስረት የኖትስ ወይም የAI ማስታወሻዎችን ይምረጡ ።

ማይክሮሶፍት እንደሚለው፣ አመቻች የመነጨ ይዘት በማጠቃለያ ውስጥ በስብሰባ ውይይት እና በስብሰባ ማስታወሻዎች በኩል ማግኘት ። በAI የተፈጠሩ የስብሰባ ማስታወሻዎች በማይክሮሶፍት ሉፕ ገጽ ውስጥ ይቀመጣሉ፣ እና የስብሰባ ተሳታፊዎች ያንን የሉፕ ገጽ ከስብሰባው በፊት፣ በስብሰባው ወቅት ወይም በኋላ ማርትዕ ይችላሉ።

ለሪካፕ AI ማስታወሻዎች በሰፊው፣ ማይክሮሶፍት እንደሚለው ተጠቃሚዎች ስብሰባው የጽሑፍ ግልባጩን መስፈርቶች የሚያሟላ ከሆነ በዝግጅቱ ማጠቃለያ ውስጥ በእጅ እና በAI የተፈጠሩ ማስታወሻዎችን እና የክትትል ተግባራትን ማየት ይችላሉ።

የAI ማስታወሻዎች ከስብሰባ ማታለያ በላይ የሚሆነው እዚህ ላይ ነው። ልክ እንደ ትንሽ የቢሮ ወንጀል ትዕይንት እየመረመሩ እንዳሉት ውይይቱን ሙሉ በሙሉ ሳይደግሙ ውሳኔዎችን፣ ተግባራትን፣ የተሳሳቱ አውዶችን እና ክትትል ማድረግ ይችላሉ።.

7. የንፅፅር ሰንጠረዥ፡- የAI ማስታወሻዎችን በቡድን ውስጥ የመጠቀም መንገዶች 📊

ዘዴ / ባህሪ	ለ ምርጥ	ዋናው መስፈርት	የምታገኘው ነገር	በትንሹ የሚያበሳጭ ነገር
የአመቻች የቀጥታ AI ማስታወሻዎች	ሰዎች ሲነጋገሩ ማስታወሻ የሚያስፈልጋቸው ስብሰባዎች	የማይክሮሶፍት 365 የኮፓይለት ፈቃድ	በእውነተኛ ጊዜ ማስታወሻዎች፣ ውሳኔዎች፣ ጥያቄዎች፣ ተግባራት	የድጋፍ የስብሰባ አይነት ያስፈልጋል - ሁሉም ስብሰባ አይሰራም
የAI ማስታወሻዎች በማጠቃለያ ውስጥ	ከስብሰባ በኋላ መገናኘት	የተገለበጠ ብቁ ስብሰባ	ማስታወሻዎች፣ ተግባራት፣ የማጠቃለያ ይዘት	የጽሑፍ ግልባጩ ከጠፋ አይታይም
ተባባሪ አብራሪ “የስብሰባ ማስታወሻዎችን ፍጠር”	ከስብሰባ በኋላ ፈጣን ማጠቃለያዎች	የማይክሮሶፍት 365 ኮፓይለት	ዋና ዋና ርዕሶች እና የድርጊት ነጥቦች	አሁንም ማረጋገጥ ያስፈልግዎታል፣ በእርግጥ
የእጅ ቡድኖች ማስታወሻዎች	ቀላል የውስጥ ስብሰባዎች	መሰረታዊ የስብሰባ ማስታወሻዎች መዳረሻ	አጀንዳ፣ ማስታወሻዎች፣ ተግባራት	አንድ ሰው መተየብ አለበት፣ አሳዛኝ ግን እውነት ነው
ቀረጻ እና ግልባጭ	የግምገማ እና የተገዢነት የስራ ፍሰቶች	የቀረጻ/የግልባጭ ፖሊሲ ነቅቷል	ሊፈለግ የሚችል የጽሑፍ ግልባጭ እና የመልሶ ማጫወት አውድ	የማከማቻ እና የግላዊነት ጥያቄዎችን መፍጠር ይችላል

የማይክሮሶፍት የኮፒሎት ኖቶች የድጋፍ መመሪያ ተጠቃሚዎች ከስብሰባ ቻት ውስጥ ኮፒሎትን መምረጥ፣ ተጨማሪ ጥያቄዎችን መምረጥ፣ የስብሰባ ማስታወሻዎችን ማመንጨት፣ መቅዳት እና ሌላ ቦታ መለጠፍ እንደሚችሉ ይናገራል፣ እንዲሁም ተጠቃሚዎች የAI ውጤት ትክክል ላይሆን ስለሚችል እንዲያረጋግጡ ያስታውሳሉ።

8. በቡድኖች ውስጥ የተሻሉ የ AI ማስታወሻዎችን ለማግኘት ምርጥ የስብሰባ ማዋቀር 🧠

የAI ማስታወሻዎችን በቡድኖች ውስጥ እንዴት ማንቃት እንደሚቻል ማወቅ ግማሽ ስራ ነው። ጠቃሚ ማስታወሻዎችን ማግኘት ሌላኛው ግማሽ ነው። AI በአወቃቀሩ ጥሩ ነው፣ ነገር ግን የጆሮ ማዳመጫ የለበሰ የአእምሮ አንባቢ አይደለም። ንጹህ ግብዓቶች ያስፈልጉታል።

ይህንን ቅንብር ይጠቀሙ፦

• ከስብሰባው በፊት ግልጽ የሆነ አጀንዳ ጨምር።.

• ውሳኔዎችን ጮክ ብለው ይናገሩ፦ "ውሳኔ፡ በሚቀጥለው ሳምንት የሙከራ ጊዜውን እናስጀምራለን"

• ባለቤቶችን በቃል ይመድቡ፡- “ማያ የፋይናንስ ክትትል ባለቤት ነች።”

• ርዕሶችን ከመቀየርዎ በፊት ለአፍታ ያቁሙ።.

• አምስት ሰዎች እርስ በርስ ከመነጋገር ተቆጠቡ። አዎ፣ ትልቅ ፍላጎት።.

• የሥራ ባለቤትነት የበለጠ ግልጽ እንዲሆን ስሞችን በተከታታይ ይጠቀሙ።.

• የስብሰባውን ቋንቋ በተቻለ መጠን ወጥነት ባለው መልኩ ያቆዩ።.

• ማስታወሻዎቹን በስፋት ከማጋራትዎ በፊት ያረጋግጡ።.

አመቻቹ ከስብሰባው ግብዣ ወይም ከሉፕ የስብሰባ ማስታወሻዎች አጀንዳዎችን መለየት፣ እና በስብሰባው ወቅት የአጀንዳ ርዕሶችን ለመከታተል ይረዳል።

በጸጥታ ውጤታማ ዘዴ፡- ልክ እንደ በጣም ለደከመ ረዳት እንደሚተርኩት የድርጊት እቃዎችዎን ያሳውቁ። ሮቦቲክ አይደለም፣ ግልጽ ነው። “የተግባር ንጥል፡ ጆርዳን የዘመነውን ዴክ ይልካል።” እንዲህ ዓይነቱ ዓረፍተ ነገር የAI ማስታወሻዎችን ብዙም የማያስደነግጥ ያደርገዋል።.

9. የ AI ማስታወሻዎች በማይታዩበት ጊዜ የተለመዱ ችግሮች ⚠️

የAI ማስታወሻዎች በቡድኖች ውስጥ ከጠፉ፣ ባህሪው እንደተሰበረ ወዲያውኑ አያስቡ። ምናልባት ሊሆን ይችላል፣ ግን በርካታ የተለመዱ ማገጃዎች አሉ።.

የተለመዱ ምክንያቶች የሚከተሉትን ያካትታሉ:

• ለመጠቀም እየሞከሩት ላለው ባህሪ Copilot ወይም Teams Premium መብት የለም ።

• የቡድን ስብሰባ ፖሊሲዎች ላይ ተባባሪ አብራሪ ተሰናክሏል ።

• የጽሑፍ ግልባጭ ለአዘጋጁ ወይም ለማስጀመር ለሚሞክር ሰው ተሰናክሏል ።

• ስብሰባው ለሪካፕ AI ማስታወሻዎች በጣም አጭር ነው ።

• ስብሰባው አልተገለበጠም.

• እንደ ለአመቻች የቻናል ስብሰባ ያለ የማይደገፍ የስብሰባ አይነት ።

• የተሳሳተ ሚና፣ ለምሳሌ አመቻችውን ለማብራት የሚሞክር ተሳታፊ።

• የውጭ ተሳታፊ ገደቦች.

• የስሜታዊነት መለያዎች ወይም የኢንክሪፕሽን እገዳ አጀንዳ ማውጣት።

የማይክሮሶፍት ሰነዶች እንደሚያሳዩት ቲምስ በAI-የተጎላበተ ኢንተለጀንት ሪካፕ ባህሪያትን ለማቅረብ የክስተት ትራንስክሪፕት፣ የተገኝነት መረጃ እና የPowerPoint Live ውሂብን ይጠቀማል፣ ስለዚህ የጎደለው የትራንስክሪፕት መረጃ የAI ማጠቃለያ እሴት ማጣት ማለት ሊሆን ይችላል።

የቀጥታ አመቻች ማስታወሻዎችን ለማግኘት፣ በዴስክቶፕ ወይም በድር ላይ ያሉ አዘጋጆች እና አቅራቢዎች ብቻ በስብሰባው ወቅት አመቻችትን ማብራት ወይም ማጥፋት እንደሚችሉ ያስታውሱ። የሞባይል ተጠቃሚዎች የቀጥታ ማስታወሻዎችን ማየት ይችላሉ ነገር ግን ባህሪውን በተመሳሳይ መንገድ ማግበር አይችሉም።.

10. ግላዊነት፣ ፈቃዶች እና “እባክዎ ይህንን ያረጋግጡ” የሚለው ደንብ 🔐

የAI ማስታወሻዎች ጠቃሚ ናቸው፣ ነገር ግን የሕግ ስታኖግራፈር፣ የተገዢነት ኃላፊ ወይም በጣም ዝርዝር ጉዳዮችን የሚከታተል የሥራ ባልደረባዎ አይደሉም። የሚመነጩት ከመረጃ ስብሰባ ሲሆን አውዱን ሊያመልጡ፣ የሆነ ነገርን በሚያሳዝን ሁኔታ ሊገልጹ ወይም ያልተስተካከለ ውይይትን ወደ በራስ መተማመን የሚመስል ማጠቃለያ ሊለውጡት ይችላሉ፤ ይህም በአብዛኛው ትክክል ነው።.

ማይክሮሶፍት በቡድኖች ውስጥ በAI የመነጨ ይዘት በዝግጅቱ ግልባጭ ላይ የተመሰረተ እና በጂፒቲ እና በሌሎች የAI ሞዴሎች የተጎላበተ መሆኑን እና ትክክል ያልሆነ፣ ያልተሟላ ወይም ተገቢ ያልሆነ ሊሆን እንደሚችል ይገልጻል ።

ስለዚህ ተግባራዊ ደንቡ ቀላል ነው፡-

• ለደንበኞች ከመላክዎ በፊት የAI ማስታወሻዎችን ይገምግሙ።.

• ውሳኔዎችን፣ ቁጥሮችን፣ ስሞችን እና የጊዜ ገደቦችን ያረጋግጡ።.

• ሚስጥራዊ ዝርዝሮችን ከማስቀመጥዎ ወይም ከማስተላለፍዎ በፊት ያረጋግጡ።.

• ለህጋዊ፣ ለሰብአዊ ሀብት፣ ለፋይናንስ ወይም ለቁጥጥር ለሚደረጉ ውሳኔዎች ብቸኛው መዝገብ የሆነውን የAI ማስታወሻዎችን ከመተማመን ይቆጠቡ።.

• ተሳታፊዎች የጽሑፍ ግልባጭ እና በAI የተፈጠሩ የማጠቃለያ መመሪያዎችን መረዳታቸውን ያረጋግጡ።.

ቡድኖች እንዲሁም ስሱ የስብሰባ ይዘቶችን በተመለከተ የስብሰባ አማራጮች እና የአስተዳደር መቆጣጠሪያዎች፣ ይህም ከቅጂ፣ ማስተላለፍ፣ ቀረጻዎች፣ የጽሑፍ ግልባጮች እና በAI የተፈጠሩ ግንዛቤዎችን ጨምሮ።

እዚህ ላይ ትንሽ ፓራኖያ ጤናማ ነው። የቲንፎይል-ኮፍያ ፓራኖያ አይደለም፣ "ምናልባት ጥሬውን የAI ሪካፕ ወደ ሰሌዳ ማስታወሻ ውስጥ ሳትለጥፈው" ፓራኖያ ብቻ።.

11. ለቡድኖች አስተዳዳሪዎች እና አስተዳዳሪዎች የዝግጅት ምክሮች 🚀

የAI ማስታወሻዎችን ማሰራጨት በተሻለ ሁኔታ የሚሰራው አንድ ማብሪያ/ማጥፊያ ብቻ ሳይገለብጡ እና ሁሉም ሰው እንደ የስልጠና ቪዲዮ እንዲመስል ሲጠብቁ ነው።.

ቀላል የዝግጅት ዕቅድ;

1. አነስተኛ የሙከራ ቡድን ይምረጡ።.

2. ፈቃዶችን እና ፖሊሲዎችን ያረጋግጡ።.

3. ለዚያ ቡድን የጽሑፍ ግልባጭ እና የኮፒሎት ቅንብሮችን ያንቁ።.

4. የሙከራ ስብሰባ ይፍጠሩ።.

5. የቀጥታ አመቻች ማስታወሻዎችን ይሞክሩ።.

6. ከስብሰባ በኋላ የማጠቃለያ የAI ማስታወሻዎችን ይሞክሩ።.

7. ተጠቃሚዎችዎ የሚያዩዋቸውን ትክክለኛ ደረጃዎች ይመዝግቡ።.

8. አጭር የውስጥ "የAI ማስታወሻዎችን መቼ መጠቀም እንዳለቦት" መመሪያ ይፍጠሩ።.

9. የግላዊነት ማሳሰቢያዎችን ያካትቱ።.

10. ሰዎችን ግራ ያጋባቸው ምን እንደሆነ ጠይቅ፣ ምክንያቱም ጮክ ብለው ይነግሩሃል።.

የሙከራ ጊዜ የሚያስፈልግበት ምክንያት የቡድን ተሞክሮዎች በፈቃድ አሰጣጥ፣ በአስተዳደር ፖሊሲዎች፣ በስብሰባ ዓይነት፣ በደንበኛ ስሪት እና በድርጅታዊ ቅንብሮች ላይ በመመስረት ሊለያዩ ስለሚችሉ ነው። አንድ ትልቅ ቀይ አዝራር አይደለም። ልክ እንደ አዝራሮች የተሞላ መሳቢያ ነው፣ አንዳንዶቹ ከሌሎቹ በተሻለ ሁኔታ የተሰየሙ።.

12. ፈጣን መልስ፡- የAI ማስታወሻዎችን በቡድን ውስጥ እንዴት ማንቃት እንደሚቻል 🏁

የ AI ማስታወሻዎችን በቡድኖች ውስጥ እንዴት ማንቃት እንደሚቻል የተጠናከረ ስሪት እነሆ

ለአስተዳዳሪዎች፡

• ወደ የቡድን አስተዳዳሪ ማዕከል ይሂዱ ።

• ክፍት ስብሰባዎች > የስብሰባ መመሪያዎች።

• በመዝገብ እና ግልባጭ ውስጥ ፣ ትክክለኛውን የኮፓይለት ፖሊሲ ያንቁ።

• የጽሑፍ ግልባጭ መፈቀዱን ያረጋግጡ።.

• መመሪያውን ለትክክለኛዎቹ ተጠቃሚዎች ይመድቡ።.

ለአዘጋጆች፦

• የታቀደ የቡድን ስብሰባ ይፍጠሩ።.

• ክፈት > ኮፓይለት እና ሌሎች AI።

• Allow Copilot እና Facilitator ን ወደ ነቃ አማራጭ ያቀናብሩ ።

• አመቻችትን ያብሩ ።

• ቅንብሩን ይተግብሩ።.

በስብሰባው ወቅት፦

• ተጨማሪ እርምጃዎችን ይምረጡ ።

• ይምረጡ አብራ.

• በAI የተፈጠሩ ማስታወሻዎች እስኪታዩ ድረስ ጥቂት ደቂቃዎችን ይጠብቁ።.

ከስብሰባው በኋላ፦

• የስብሰባውን ውይይት ይክፈቱ።.

• ወደ ማጠቃለያ።

• የማስታወሻዎች ወይም የAI ማስታወሻዎችን ይምረጡ ።

ያ ንጹህ ስሪት ነው። ተግባራዊው ስሪት ፈቃዶችን፣ ፖሊሲዎችን፣ የጽሑፍ ግልባጭን፣ ሚናዎችን እና ቡድኖች ከእነዚህ ቀናት ውስጥ አንዱን እያገኙ እንደሆነ ማረጋገጥን ያካትታል።.

የመዝጊያ ሀሳቦች 💬

የAI ማስታወሻዎችን በቡድን ውስጥ እንዴት ማንቃት እንደሚቻል ክፍሎቹ ከተደረደሩ በኋላ አስቸጋሪ አይደለም፣ ነገር ግን ክፍሎቹን ግራ ለማጋባት ቀላል ነው። አስተዳዳሪዎች የፖሊሲ በሮችን ይቆጣጠራሉ። አዘጋጆች የስብሰባ ማዋቀርን ይቆጣጠራሉ። አቅራቢዎች እና አዘጋጆች በሚደገፉ ስብሰባዎች ላይ አመቻችትን ማግበር ይችላሉ። ትራንስክሪፕሽን ለAI የሚሰራ ነገር ይሰጣል። ማጠቃለያ ስብሰባው ሊፈለግ የሚችል፣ ሊገለበጥ የሚችል እና - በሐሳብ ደረጃ - የማስታወስ ረግረጋማ የሚሆንበት ቦታ ነው።

በጣም ጥሩው ማዋቀር ቀላል ነው፡ ትክክለኛዎቹን ፖሊሲዎች ማንቃት፣ የጽሑፍ ግልባጭን ማብራት፣ ስብሰባውን በአግባቡ መርሐግብር ማስያዝ፣ የቀጥታ ማስታወሻዎች አስፈላጊ ሲሆኑ አመቻች መጠቀም እና በድንጋይ ታብሌቶች ላይ የተቀረጸ እውነት እንደሆነ ከመቁጠርዎ በፊት ውጤቱን መገምገም 🪨። የAI ማስታወሻዎች በጣም ጠቃሚ ናቸው፣ ነገር ግን ሰዎች እርስ በእርሳቸው ሲቋረጡ ከማሽን የተወሰዱ ማስታወሻዎች ናቸው። ስለዚህ አዎ፣ ተጠቀምባቸው። አንድ ቅንድብ በትንሹ ከፍ አድርገው ይያዙ።.

እውነተኛ ምሳሌ፡ ለሳምንታዊ የደንበኛ ፕሮጀክት ስብሰባ የAI ማስታወሻዎችን መጠቀም 🧾

ሁኔታ

አንድ ትንሽ የድር ኤጀንሲ ሳምንታዊ የ45 ደቂቃ የቡድን ስብሰባዎችን ከደንበኛ ጋር ሲያካሂድ አስቡት። ተመሳሳይ ችግሮች መከሰታቸው ይቀጥላል፡ ውሳኔዎች በውይይት ውስጥ ይዋሃዳሉ፣ የድርጊት ጉዳዮች በግማሽ ይታወሳሉ፣ እና አንድ ሰው ከእያንዳንዱ ስብሰባ በኋላ የተጣመሩ ማስታወሻዎችን ወደ ደንበኛ ዝማኔ ይለውጣል ከ20-30 ደቂቃዎች ያሳልፋል።.

ይህ ምናባዊ ግን ተጨባጭ ምሳሌያዊ ሁኔታ ነው። ኤጀንሲው የስብሰባ ማስታወሻዎችን የመጀመሪያ ረቂቅ ለመፍጠር የ AI ማስታወሻዎችን በቡድኖች ይጠቀማል፣ ከዚያም የፕሮጀክት አስተዳዳሪ ማንኛውም ነገር ወደ ደንበኛው ከመሄዱ በፊት ውጤቱን ይገመግማል። የመጨረሻው ክፍል አስፈላጊ ነው። AI ፕሮጀክቱን የሚረዳውን ሰው ሳይሆን የአስተዳዳሪውን slog እየረዳ ነው።.

ስብሰባው በቡድን ተይዞለታል፣ የጽሑፍ ግልባጭ ነቅቷል፣ እና ጥሪው ከመጀመሩ በፊት አመቻች በርቷል። ይህ ከጽሑፉ ዋና ነጥብ ጋር ይጣጣማል፡ የAI ማስታወሻዎች የፈቃድ አሰጣጥ፣ የስብሰባ ፖሊሲ፣ የጽሑፍ ግልባጭ እና የስብሰባ ማዋቀር ሁሉም በመጀመሪያ ሲደረደሩ በተሻለ ሁኔታ ይሰራሉ።.

ረዳቱ የሚያስፈልገው ነገር

ለዚህ ዝግጅት፣ አስተናጋጁ የሚከተሉትን ያዘጋጃል፦

የጊዜ ሰሌዳ የተያዘለት የቡድን ስብሰባ፣ ፈጣን የድንገተኛ ጥሪ አይደለም።.

በስብሰባው ላይ አጭር የግብዣ አጀንዳ።.

ለስብሰባው የጽሑፍ ግልባጭ ነቅቷል።.

ስብሰባው ከመጀመሩ በፊት አመቻቹ በርቷል።.

የ AI ማስታወሻዎችን ለመገምገም የተመደበ የፕሮጀክት አስተዳዳሪ።.

ስሞችን፣ ቀኖችን፣ ወጪዎችን፣ የጊዜ ገደቦችን እና የደንበኛ ውሳኔዎችን የሚያሳይ ቀላል የግምገማ ዝርዝር።.

ጥሩ አጀንዳ እንደዚህ ሊመስል ይችላል፡

አጀንዳ፡

ያለፈው ሳምንት ውጤቶችን ይገምግሙ።.

የመነሻ ገጽ ቅጂ ለውጦችን ያረጋግጡ።.

የዋጋ ገጹን ቪዲዮ ማቆየት ወይም ማስወገድ ይወስኑ።.

ባለቤቶችን ለማስጀመሪያ ተግባራት ይመድቡ።.

የሚቀጥለውን የግምገማ ቀን ያረጋግጡ።.

ይህ ለAI ግልጽ ያልሆነ "የፕሮጀክት መከታተያ" ግብዣ ከመስጠት ይልቅ የበለጠ መዋቅር ይሰጠዋል። እንዲሁም ሰዎች ትንሽ የተበታተኑ ሆነው እንዲቆዩ ይረዳል፣ ይህም ሁልጊዜም ጉርሻ ነው።.

የምሳሌ መመሪያ

በስብሰባው መጀመሪያ ላይ አስተናጋጁ እንዲህ ማለት ይችላል፡

«ዛሬ ውሳኔዎችን እና የድርጊት እቃዎችን ለመያዝ በAI የተፈጠሩ ማስታወሻዎችን እየተጠቀምን ነው። እባክዎን ውሳኔዎችን በግልጽ ይግለጹ፣ የእያንዳንዱን ተግባር የባለቤቱን ስም ያካትቱ እና በተቻለ መጠን የጊዜ ገደቦችን ይጥቀሱ። ከስብሰባው በኋላ ከማጋራታችን በፊት ማስታወሻዎቹን እንገመግማቸዋለን።»

በስብሰባው ወቅት የፕሮጀክቱ ሥራ አስኪያጅ የሚከተሉትን የድርጊት ነጥቦች ግልጽ ማድረግ ይችላል፡

«ውሳኔ፡ የዋጋ ገጹን ቪዲዮ ለማስጀመር እያቆየን ነው።»

«የእርምጃ ንጥል፡ ፕሪያ የተሻሻለውን የመነሻ ገጽ ቅጂ እስከ ሐሙስ ከሰዓት በኋላ 3 ሰዓት ድረስ ይልካል።»

"የእርምጃ ንጥል፡- ምልክት የትንታኔ መለያዎች ከአርብ በፊት በትክክል እየተኮሱ መሆናቸውን ያረጋግጣል።"

ይህ መጀመሪያ ላይ ትንሽ መደበኛ ሊመስል ይችላል፣ ነገር ግን ለAI ግልጽ የሆነ መንጠቆ ይሰጣል። ግልጽ ያልሆነ ውይይት ይጀምራል፣ ግልጽ ያልሆኑ ማስታወሻዎች ይወጣሉ። ግልጽ ውሳኔዎች ይመጣሉ፣ ተግባራዊ ማስታወሻዎች ይወጣሉ።.

እንዴት እንደሚፈትሹት

በቡድኑ ውስጥ ከማሰራጨትዎ በፊት ትንሽ የሶስት ስብሰባ ሙከራ ያድርጉ።.

ስብሰባ 1፡ መደበኛ የእጅ ማስታወሻዎችን ብቻ ይጠቀሙ።.

ስብሰባ 2፡ የ AI ማስታወሻዎችን ይጠቀሙ፣ ነገር ግን ምንም የተዋቀረ አጀንዳ ሳይኖር።.

ስብሰባ 3፡ ግልጽ የሆነ አጀንዳ እና የተነገረ የድርጊት-ንጥል ቅርጸት ያላቸውን የAI ማስታወሻዎችን ይጠቀሙ።.

ከእያንዳንዱ ስብሰባ በኋላ የሚከተሉትን ያረጋግጡ፦

ለደንበኛው የተዘጋጁ የመጨረሻ ማስታወሻዎችን ለማዘጋጀት ምን ያህል ጊዜ ይወስዳል?.

ስንት የእርምጃ እቃዎች ማስተካከል አለባቸው።.

የጊዜ ገደቦች በትክክል ተቀርጸው እንደሆነ።.

ትክክለኛው ባለቤት ከእያንዳንዱ ተግባር ጋር የተያያዘ መሆኑን።.

ማጠቃለያው ያልተስማማውን ማንኛውንም ነገር ያካትታል ወይ?.

ገምጋሚው ማንኛውንም ነገር ወደ ውጭ ከመላክዎ በፊት የAI ማስታወሻዎችን ከትራንስክሪፕቱ ጋር ማወዳደር አለበት። ይህ በተለይ ለገንዘብ፣ ለጊዜ ሰሌዳዎች፣ ለህጋዊ ቃላት፣ ለማጽደቂያዎች ወይም ለደንበኛ ግዴታዎች በጣም አስፈላጊ ነው።.

ውጤት

ምሳሌያዊ ውጤት፣ ሶስት የ45 ደቂቃ የፕሮጀክት ስብሰባዎችን በጊዜ ሂደት ላይ በመመስረት፡

በእጅ የሚሰጡ ማስታወሻዎች ብቻ፡- ንፁህ የደንበኛ ዝማኔ ለማዘጋጀት 28 ደቂቃዎች።.

ግልጽ የሆነ አጀንዳ የሌላቸው የAI ማስታወሻዎች፡ ማስታወሻዎቹን ለመገምገም እና ለማጽዳት 17 ደቂቃዎች።.

የ AI ማስታወሻዎች ከአጀንዳ እና ግልጽ የሆኑ የድርጊት ነጥቦች ጋር፡- የመጨረሻውን ዝማኔ ለመገምገም እና ለመላክ 9 ደቂቃዎች።.

ይህ ከእጅ ​​ሥራ ሂደቱ ጋር ሲነጻጸር በአንድ ስብሰባ 19 ደቂቃ ያህል ይቆጥባል ተብሎ ይገመታል። በወር በአራት ሳምንታዊ የደንበኛ ስብሰባዎች፣ ለአንድ የፕሮጀክት ሥራ አስኪያጅ በየወሩ 76 ደቂቃ ያህል ይቆጥባል።.

የጥራት ፍተሻው ልክ እንደ ጊዜ ቆጣቢው አስፈላጊ ነው። በዚህ የምሳሌ ሙከራ፣ የተዋቀረው የAI ማስታወሻዎች ስሪት ከ9 የድርጊት እቃዎች 8ቱን በትክክል ይዟል። አንድ ስህተት የሰው እርማት የሚያስፈልገው የጊዜ ገደብ ነበር። ለዚህም ነው የAI ማስታወሻዎች እንደ ጠንካራ የመጀመሪያ ረቂቅ መታየት ያለባቸው፣ የመጨረሻው የእውነት ምንጭ ሳይሆን።.

ምን ሊበላሽ ይችላል

በጣም የተለመደው ውድቀት ግልጽ ያልሆነ ንግግር ነው። አንድ ሰው “በሚቀጥለው ሳምንት እንፍታው” ቢል፣ የኤጀንሲው “ያ” ባለቤት ማን እንደሆነ ወይም “ቀጣዩ ሳምንት” ምን ማለት እንደሆነ ላያውቅ ይችላል።.

ሌሎች አደጋዎች የሚከተሉትን ያካትታሉ:

ለተሳሳተ ሰው የተሰጠ ተግባር።.

እንደ ጽኑ ውሳኔ የሚጻፍ ለስላሳ ሀሳብ።.

የጊዜ ገደብ ጠፍቶ ወይም በተሳሳተ መንገድ የተሰማ።.

በጣም በስፋት በሚጋሩ ማስታወሻዎች ውስጥ ሚስጥራዊ የደንበኛ ዝርዝሮች ይታያሉ።.

የስብሰባው ቅጂ የማይገኝ ሲሆን ይህም የስብሰባውን ድህረ-ማጠቃለያ ያዳክማል።.

የAI ማስታወሻዎችን የሚያስበው አዘጋጁ በራስ-ሰር ትክክል ነው ምክንያቱም ሥርዓታማ ስለሚመስሉ።.

ማስተካከያው ማራኪ ባይሆንም ውጤታማ ነው፡ የግምገማ ዝርዝር ይጠቀሙ፣ ስብሰባው ከማለቁ በፊት የእርምጃ እቃዎችን ያረጋግጡ፣ እና ጥሬ የ AI ማስታወሻዎችን በቀጥታ ለደንበኛው አይላኩ።.

ተግባራዊ የመውሰጃ ጊዜ

የ AI ማስታወሻዎች በቡድኖች ውስጥ ስብሰባው በሚገባ ሲካሄድ በተሻለ ሁኔታ ይሰራሉ። አጀንዳ ያክሉ፣ ትክክለኛዎቹን ቅንብሮች ያብሩ፣ ውሳኔዎችን በግልጽ ይናገሩ እና አንድ ሰው ለግምገማ ኃላፊነት እንዲወስድ ያድርጉ። ያንን ያድርጉ፣ እና የ AI ማስታወሻዎች ሁሉም ሰው በኋላ ላይ ሊከራከርበት የሚገባውን ሌላ ሰነድ ከመፍጠር ይልቅ የተዝረከረከ ስብሰባን በደቂቃዎች ውስጥ ወደ ጠቃሚ ክትትል ሊለውጠው ይችላል።.

ተደጋጋሚ ጥያቄዎች

እንደ አስተዳዳሪ በቡድን ውስጥ የ AI ማስታወሻዎችን እንዴት ማንቃት እችላለሁ?

የAI ማስታወሻዎችን በቡድኖች ውስጥ እንደ አስተዳዳሪ ለማንቃት፣ በቡድኖች አስተዳዳሪ ማዕከል ውስጥ ይጀምሩ። ወደ ስብሰባዎች ይሂዱ፣ የስብሰባ መመሪያዎችን ይክፈቱ እና የመቅዳት እና የመገልበጥ ክፍሉን ይገምግሙ። Copilot መፈቀዱን እና የመገልበጥ ቅጂ ለትክክለኛዎቹ ተጠቃሚዎች መንቃቱን ያረጋግጡ። መመሪያው የAI ማስታወሻዎችን መድረስ ለሚገባቸው ሰዎችም መመደብ አለበት።.

በቡድኖች ውስጥ ለ AI ማስታወሻዎች ምን ፈቃዶች ያስፈልጉኛል?

ፈቃዱ መጠቀም በሚፈልጉት የAI ማስታወሻዎች ባህሪ ላይ የተመሰረተ ነው። ከአመቻች ጋር በቀጥታ የሚፈጠሩ የAI ማስታወሻዎች ብዙውን ጊዜ የማይክሮሶፍት 365 Copilot ያስፈልጋቸዋል። በማጠቃለያ ውስጥ ያሉ የAI ማስታወሻዎች በTeams Premium ወይም Copilot መዳረሻ ላይ ሊመሰረቱ ይችላሉ። በብዙ ድርጅቶች ውስጥ አስተዳዳሪዎች ባህሪው የሚገኝ መሆኑን ከማሰብዎ በፊት የፈቃድ አሰጣጥ እና የስብሰባ መመሪያዎችን ማረጋገጥ አለባቸው።.

የ AI ማስታወሻዎች በቡድኖቼ ስብሰባ ላይ የማይታዩት ለምንድን ነው?

ኮፒሎት ከተሰናከለ፣ ግልባጩ ከታገደ ወይም የስብሰባው አይነት የማይደገፍ ከሆነ የAI ማስታወሻዎች ላይታዩ ይችላሉ። ስብሰባው በጣም አጭር ሊሆን ይችላል፣ ያልተገለበጠ ወይም ትክክለኛ የአደራጅ ፈቃዶችን ሊያጣ ይችላል። የተለመደው መፍትሔ የተጠቃሚውን ፈቃድ፣ የቡድን ስብሰባ ፖሊሲን፣ የጽሁፍ ግልባጭ ቅንብሮችን እና ስብሰባው ወዲያውኑ ከመጀመር ይልቅ ቀጠሮ የተያዘለት መሆኑን ማረጋገጥ ነው።.

በቀጥታ የቡድን ስብሰባ ወቅት የ AI ማስታወሻዎችን ማብራት እችላለሁን?

አዎ፣ በሚደገፉ ስብሰባዎች ላይ፣ አንድ አደራጅ ወይም አቅራቢ በስብሰባው ወቅት አመቻች ማብራት ይችላል። ብዙውን ጊዜ ይህንን የሚያደርጉት በስብሰባ መቆጣጠሪያዎች ውስጥ ካሉ ተጨማሪ እርምጃዎች ውስጥ ነው፣ ከዚያም አመቻች አብራ የሚለውን ይምረጡ። ማስታወሻዎች ለመታየት ጥቂት ደቂቃዎች ሊወስዱ ይችላሉ ምክንያቱም ቡድኖች ጠቃሚ ማስታወሻዎችን ከማፍጠሩ በፊት ከንግግሩ ቅጂ የውይይት ይዘት ያስፈልጋቸዋል።.

ከቡድኖች ስብሰባ በኋላ የ AI ማስታወሻዎችን የት ማግኘት እችላለሁ?

ከስብሰባው በኋላ፣ በቡድኖች ውስጥ የስብሰባ ውይይቱን ይክፈቱ እና ማጠቃለያ የሚለውን ይምረጡ። እንደ ማዋቀርዎ መጠን፣ ማስታወሻዎችን ወይም የAI ማስታወሻዎችን ሊያዩ ይችላሉ። በአመቻች የተፈጠሩ ማስታወሻዎች በስብሰባ ቻት እና በስብሰባ ማስታወሻዎች በኩልም ሊታዩ ይችላሉ። በተለምዶ፣ ከስብሰባ በኋላ የAI ማስታወሻዎች ስብሰባው ሲገለበጥ እና የባህሪ መስፈርቶቹን ሲያሟላ በተሻለ ሁኔታ ይሰራሉ።.

በአመቻች፣ በማጠቃለያ እና በኮፓይለት ስብሰባ ማስታወሻዎች መካከል ያለው ልዩነት ምንድን ነው?

አመቻች በዋናነት በስብሰባ ወቅት በቀጥታ በAI የሚፈጠሩ ማስታወሻዎችን ለማዘጋጀት ነው። ማጠቃለያ ተጠቃሚዎች ማስታወሻዎችን፣ ተግባራትን እና ከዚያ በኋላ የስብሰባ ይዘቶችን የሚገመግሙበት ቦታ ነው። የኮፓይለት ስብሰባ ማስታወሻዎች የሚመነጩት ከስብሰባ ውይይት ወይም ከማጠቃለያ በኮፓይለት ተሞክሮ ነው። እርስ በርስ ይደራረባሉ፣ ነገር ግን በትክክል ተመሳሳይ ባህሪ አይደሉም፣ ስለዚህ የማዋቀር መስፈርቶች ሊለያዩ ይችላሉ።.

የቡድን ስብሰባዎች የ AI ማስታወሻዎች እንዲሰሩ ግልባጭ ያስፈልጋቸዋል?

በብዙ የቡድኖች የAI ማስታወሻ የስራ ፍሰቶች ውስጥ፣ የጽሑፍ ግልባጭ አስፈላጊ ነው ምክንያቱም ለAI የሚተነትን ነገር ስለሚሰጥ። የAI ማስታወሻዎችን ማጠቃለያ በተለይ በጽሑፍ ግልባጭ ተገኝነት እና በስብሰባ ብቁነት ላይ የተመሰረተ ነው። አስተዳዳሪዎች የጽሑፍ ግልባጭ በስብሰባ ፖሊሲዎች ውስጥ እንደተፈቀደ ማረጋገጥ አለባቸው፣ እና አዘጋጆቹ ስብሰባው ከስብሰባ በኋላ ማስታወሻዎች ሲፈልጉ መገለበጡን ማረጋገጥ አለባቸው።.

በቡድኖች ውስጥ ለ AI ማስታወሻዎች አመቻች ማን ማብራት ይችላል?

አመቻች ብዙውን ጊዜ በዴስክቶፕ ወይም በድር ላይ ቡድኖችን በመጠቀም በአደራጆች ወይም አቅራቢዎች ሊበራ ይችላል። የሞባይል ተጠቃሚዎች የቀጥታ ማስታወሻዎችን ማየት ይችሉ ይሆናል፣ ነገር ግን አመቻችውን እራሳቸው ማግበር ላይችሉ ይችላሉ። ይህ የሚና ልዩነት ብዙውን ጊዜ አንድ ተሳታፊ የማስታወሻ አማራጩን የሚያየው ለምን እንደሆነ እና ሌላ ሰው ማንቃት እንደማይችል ያብራራል።.

በቡድኖች ውስጥ የተሻሉ በAI የተፈጠሩ የስብሰባ ማስታወሻዎችን እንዴት ማግኘት እችላለሁ?

ግልጽ የሆነ አጀንዳ ይጠቀሙ፣ ውሳኔዎችን ጮክ ብለው ይናገሩ፣ እና የድርጊት ጉዳዮችን በስም በግልጽ ይመድቡ። ሰዎች እርስ በእርሳቸው እንዳይነጋገሩ ያስወግዱ፣ እና የስብሰባው ቋንቋ ወጥነት ያለው እንዲሆን ያድርጉ። የAI ማስታወሻዎች ስብሰባው መዋቅር ሲኖረው በተሻለ ሁኔታ ይሰራሉ። እንዲሁም ማስታወሻዎቹን በስፋት ከማጋራትዎ በፊት መገምገም ይረዳል።.

በቡድኖች ውስጥ ያሉ የ AI ማስታወሻዎች ለማጋራት በቂ አስተማማኝ ናቸው?

የAI ማስታወሻዎች ጠቃሚ ናቸው፣ ነገር ግን ከማጋራትዎ በፊት በተለይም ከደንበኞች ወይም ከአመራር ጋር መፈተሽ አለባቸው። ስሞችን፣ ቁጥሮችን፣ ውሳኔዎችን፣ የጊዜ ገደቦችን እና ሚስጥራዊ ዝርዝሮችን ይገምግሙ። የጽሑፉ ተግባራዊ ደንብ የAI ማስታወሻዎችን እንደ ጠቃሚ ረቂቅ እንጂ ፍጹም የሕግ ወይም የተገዢነት መዝገብ አድርጎ መያዝ አይደለም። የሰው ግምገማ አሁንም አስፈላጊ ነው።.

ማጣቀሻዎች

1. የማይክሮሶፍት ድጋፍ - በማይክሮሶፍት ቡድኖች ስብሰባዎች ውስጥ አመቻች - support.microsoft.com

2. የማይክሮሶፍት ለርን - የኮፓይለት ስብሰባ መመሪያ ቅንብሮች - learn.microsoft.com

የቅርብ ጊዜውን የ AI ኦፊሴላዊ የ AI ረዳት መደብር ያግኙ

ስለ እኛ