በቡድን ውስጥ AI ማስታወሻዎችን እንዴት ማንቃት እንደሚቻል

ማን ምን እንዳለ እና ማን የትኛው የድርጊት ንጥል ዕዳ እንዳለበት በማስታወስ ስብሰባውን ትተው ያውቃሉ? አዎ - እዚያ ነበር. ማይክሮሶፍት በመጨረሻ ገመድ ወረወረን፡ ቡድኖች አሁን በጥሪው ላይ እያሉ እና ከጨረሱ በኋላ በ AI በተፈጠሩ ማስታወሻዎች ይረጫሉ። ጥንቸል ከኮፍያ እንደማውጣት ትንሽ ይሰማዋል - ጥንቸሉ ግልባጭ ካልሆነ በስተቀር።

በቡድን ውስጥ AI ማስታወሻዎችን እንዴት ማንቃት እንደሚችሉ አሳይሻለሁ ፣ የትኞቹ የአስተዳዳሪ ሳጥኖች ምልክት ማድረጊያ ያስፈልጋቸዋል ፣ የመጨረሻ ተጠቃሚዎች የሚገለበጡበት ፣ እና ሰዎች የሚሮጡትን የ “ኦፕ” ሁኔታዎችን (ግራጫ ቁልፎች ፣ የጎደሉ የድጋሚ ማሳያ ትሮች ፣ መላው ሰርከስ)። እንደ እውነቱ ከሆነ፣ ይህ አንዴ ከተዘጋጀ፣ ማስታወሻዎችን በእጅ መፃፍ ልክ እንደ የድንጋይ ጽላቶች መፍጨት ውጤታማ እንደሆነ ይሰማቸዋል።

ከዚህ በኋላ ሊያነቧቸው የሚፈልጓቸው መጣጥፎች፡-

🔗 ቅድመ-ጠበቃ AI፡ምርጥ ነፃ የ AI ጠበቃ መተግበሪያ
በፈለጉት ጊዜ ፈጣን የሰለጠነ AI የህግ እርዳታ እና ምክር ያግኙ።

🔗 AI ውርርድ ትንበያዎች፡ Pundit AI ተብራርቷል።
የሰለጠኑ AI ሞዴሎች እንዴት ውርርድ ትንበያዎችን እና ግንዛቤዎችን እንደሚያሻሽሉ ይመልከቱ።

🔗 SaaS AI መሳሪያዎች፡ ምርጡ በ AI የተጎላበተ ሶፍትዌር
ለንግድ እድገት እና ውጤታማነት የሰለጠነ AI ሶፍትዌር መፍትሄዎችን ያግኙ።

ውስጥ ያለው ፈጣን ካርታ 💡

• ማይክሮሶፍት በ “AI Notes ” ምን ማለት ነው

• ደረጃ በደረጃ፡ አስተዳዳሪዎች + መደበኛ ተጠቃሚዎች እንዴት እንደሚያበሩት።

• የፈቃድ መስጫ ትንንሾች፣ የግልባጭ ጥገኝነት እና ሰዎችን የሚያናድድ ስውር የስብሰባ ፖሊሲ

• የንጽጽር ጠረጴዛ ያለ ቡና መቦጨቅ ይችላሉ

• የግላዊነት / የማከማቻ ደንቦች - ከውሃው በታች የበረዶ ግግር

• መላ መፈለግ፡ ለምን መቀያየሪያ አንዳንድ ጊዜ ይጠፋል

ለምን AI ማስታወሻዎች በእውነት ጠቃሚ ናቸው ✅

AI ማስታወሻዎችን እንደ ድንቅ የጥይት ዝርዝር በላይ ያስቡ።

• አስተባባሪው እዚያው በስብሰባው ውስጥ በቀጥታ ማስታወሻ መያዝ ይሰጥዎታል።

• የማሰብ ችሎታ ያለው ድጋሚ ማጠቃለል ከእውነታው በኋላ ይጀምራል- AI ማጠቃለያዎች፣ ተግባራት፣ ምዕራፎች፣ ማን መቼ እንደተናገረው፣ እንደሚሰራ።

ሁሉም ነገር ሰዎች በሚጠቀሙባቸው ቦታዎች ላይ ያረፈ ነው - የቡድን ውይይት ፣ ሪካፕ ትር ወይም በጋራ ሊስተካከል የሚችል የሉፕ ገጽ። ሊፈለግ የሚችል፣ የሚተባበር ነው፣ እና እነዚያን ግራ የሚያጋቡ “ሄይ፣ ስላይድ 7 ያለው ማን ነው?” ይቆርጣል። ነቀነቀ። [1][4]

የእውነተኛ ህይወት ጥቅሞች፡-

• በቅጽበት : ግልባጭ አንዴ ከወጣ፣ ማስታወሻዎች በሚያብረቀርቅ አዲስ የማስታወሻ አዶ ስር በራስ-ሰር መሞላት ይጀምራሉ። [1]

• በኋላ ፡ እንደገና ማጠቃለል ተግባራትን፣ የተናጋሪ የጊዜ ሰሌዳዎችን፣ ቀረጻ ካለ የበለጠ አርእስቶችን ያሳያል፣ ግን አሁንም ያለሱ የሚሰራ። [4]

• በሰዎች ሊስተካከል የሚችል ፡ እንደ Loop ገጽ (.loop file) ተከማችቷል ተሰብሳቢዎቹ ሊኮርጁ የሚችሉት። [2]

ሁለቱ ዋና ዋና የ AI ማስታወሻዎች 🛣️

ከሁለት መንገዶች በአንዱ ወደ AI Notes ውስጥ ይገባሉ፡

1. አስተባባሪ = የቀጥታ ማስታወሻዎች
   ከግብዣው ላይ ያክሉት ወይም በስብሰባ መሃል ይቀይሩት። ልክ እንደተለቀቀ፣ ግልባጭ በራስ-ሰር ይጀምራል እና የማስታወሻዎች ቁልፍ ይቀየራል። ተሳታፊዎች በቅጽበት ማርትዕ ይችላሉ። በአሁኑ ጊዜ በአደባባይ ቅድመ እይታ ማብሪያ ማጥፊያውን ለሚገለብጥ ማይክሮሶፍት 365 ኮፒሎት ይፈልጋል [1][2]

2. ኢንተለጀንት ድጋሚ = የድህረ-ስብሰባ ቅርቅብ
   ከትክክለኛው ፍቃድ + ግልባጭ ከነቃ በኋላ ሙሉ ማጠቃለያ ያያሉ፡ ማስታወሻዎች፣ ተግባሮች፣ ምዕራፎች፣ ተናጋሪዎች። መቅዳት የበለጠ የበለጸገ ያደርገዋል, ነገር ግን ግዴታ አይደለም. [4]

ውጤቱ ያበቃል? ያም ሆነ ይህ, ተጠቃሚዎች ብዙ ማድረግ የለባቸውም - ማስታወሻዎቹ ብቻ ይታያሉ.

የአስተዳዳሪ ማዋቀር፡- ከግራጫ ቀያሪ ሰማያዊዎቹ 🧰 ያስወግዱ

የአይቲ አስተዳዳሪ ከሆንክ ነገሮች እንዳይሰበሩ የሚከለክለው ይህ ዝርዝር ነው።

1. ፍቃድ መስጠት

   • ብልህ ድጋሚ → የቡድኖች ፕሪሚየም ወይም M365 ኮፒሎት ። [4]

   • አመቻች → M365 ኮፒሎት እና የቡድን ህዝባዊ ቅድመ እይታን ። [2]

2. የስብሰባ ፖሊሲ፡-
   የአስተዳዳሪ ማእከልን ኮፒሎት መቀያየር → ስብሰባዎች → የስብሰባ ፖሊሲዎች → መቅዳት እና ግልባጭ → ኮፒሎት ። አማራጮች ፡ በርቷል ፣ የበራ ጽሁፍ ያስፈልጋል ፣ ወይም በነባሪ የተቀመጠ ግልባጭ አብራ ። ወይም PowerShell፡-

   የCsTeamsMeeting ፖሊሲ -ኮፒሎትን አዘጋጅ...
   

   [3]

3. ግልባጭ/መቅረጽ
   ለሁለቱም ባህሪያት ወደ ጽሑፍ ቅጂ መፍቀድ አለበት። መቅዳት አማራጭ ነው - ግን ተናጋሪዎችን፣ ምዕራፎችን፣ ርዕሶችን ይጨምራል። [2][4]

4. አማራጭ ረዳት
   ፡ የ Meet መተግበሪያን ለሁሉም ሰው ፒን ፒን እንዳይቀበር። በመተግበሪያ ማዋቀር መመሪያዎች በኩል ያድርጉት፣ ወይም ተጠቃሚዎች በእጅ እንዲሰኩ ያድርጉ። [4]

ትንሽ ብልሃት፡ አዘጋጆች ፍቀድ ኮፒሎት = በስብሰባው ወቅት ብቻ ። በዚህ መንገድ ኮፒሎት በቀጥታ ይረዳል ነገር ግን አንድ ሰው በግልፅ ካልመዘገበ/ ካልገለበጠ በስተቀር ምንም ግልባጭ አይዘገይም። [5]

የዋና ተጠቃሚ እርምጃዎች፡ በትክክል መገልበጥ 🔘

አስተዳዳሪዎች ማኮብኮቢያውን ካጸዱ በኋላ ተጠቃሚዎች AI Notesን እንደዚ ማብራት ይችላሉ፡-

ሀ) በስብሰባ ጊዜ አስተባባሪ

• ከግብዣው ፡ አመቻች መቀያየር ። የጎደለ ከሆነ፣ የስብሰባ አማራጮችን → ኮፒሎት እና ሌላ AI → ቅጂን ፍቀድ የሚለውን ። [1]

• በስብሰባው ውስጥ ፡ ተጨማሪ ድርጊቶች → አመቻችውን ያብሩ ። ጥቂት ደቂቃዎችን ይጠብቁ - ማስታወሻዎች አንዴ ሲሞቁ ይታያሉ። [1]

• በኋላ ውይይት → ሪካፕ → ማስታወሻዎች ይሂዱ ። የሉፕ ገጽ = ሊስተካከል የሚችል። [1][2]

ማሳሰቢያ፡ አስተባባሪው የሚሰራው ለታቀዱ ስብሰባዎች ። የሰርጥ ስብሰባዎች አይደሉም፣ ፈጣን መተቃቀፍ፣ ግልጽ ጥሪዎች አይደሉም። በተጨማሪም፣ በዴስክቶፕ/ድር ላይ ያሉ አዘጋጆች/አቀራረቦች ብቻ ሊቀይሩት ይችላሉ። [1]

ለ) ከስብሰባው በኋላ የማሰብ ችሎታ ያለው ገለጻ

ሪካፕን ብቻ ይክፈቱ ። ያ ነው- ማስታወሻዎች፣ ተግባሮች፣ ተናጋሪዎች፣ የጊዜ መስመር። መቅዳት ያጎለዋል፣ ነገር ግን እንደገና ማጠቃለል አሁንም ያለሱ ይሰራል። [4]

ጎን ለጎን፡ አመቻች vs Recap vs Manual note 📊

ፍፁም አይደለም ፣ ግን በበቂ ሁኔታ ይዝጉ - ልክ እንደ ግማሽ-የተጋገረ ቡኒዎች።

የፖሊሲው ችግር 🧪

“ጎቻ” ይኸውና ፡ ወደ ጽሑፍ መገልበጥ ከታገደ፣ አስተባባሪው ማስታወሻዎችን አያወጣም፣ እና ሪካፕ ባዶ አጥንት ይሆናል። የስብሰባ መመሪያዎችን ደግመው ያረጋግጡ። መቅዳት አማራጭ ነው፣ ነገር ግን ያለ እሱ ድምጽ ማጉያ/ምዕራፍ ታጣለህ። [2][4]

አዘጋጆች እንዲሁም ፍቀድ ቅጂን ይቆጣጠራሉ

• በ + በኋላ,

• ወቅት ብቻ,

• ወይም ጠፍቷል .

ያ መካከለኛ አማራጭ ለስሜታዊ ስብሰባዎች ወርቅ ነው፡ ረዳት አብራሪ በቀጥታ ይረዳል፣ ነገር ግን ግልባጭ በእጅ ካልተጀመረ በስተቀር ምንም ቅርሶች የሉም። [5]

ግላዊነት + ማከማቻ - የበረዶ ግግር ትንሽ 🧊

ይህ ሁሉ የት ነው የሚኖረው?

• የአመቻች ማስታወሻዎች .loop በአስጀማሪው OneDrive የስብሰባ አቃፊ ውስጥ ተከማችቷል ተሳታፊዎች በጋራ ማስተካከል ይችላሉ። [2]

• ብልህ ድጋሚ → ከጽሑፍ ግልባጭ/መቅዳት የመነጨ፣ በሪካፕ ትር (በቀረጻም ሆነ ያለ ቀረጻ) ይታያል። [4]

ተገዢ አስተሳሰብ ያላቸው ሰዎች፡ የማጠራቀሚያ ቦታዎችን፣ eDiscovery እና የአስተዳደር ማዕዘኖችን ለማግኘት የማይክሮሶፍት ሰነዶችን ያረጋግጡ። [2][4]

ፈጣን ጥገናዎችን መላ መፈለግ 🧯

• የሚታይን ቀይር ግን → ብዙውን ጊዜ ፍቃድ መስጠትን ወይም መመሪያን አያበራም ። M365 ኮፒሎት + ቅጂ መፈቀዱን ያረጋግጡ። [2][3][4]

• ማስታወሻዎች አይታዩም → አመቻች መብራቱን ያረጋግጡ (አዶ ተቀይሯል) እና ጥቂት ደቂቃዎችን ይጠብቁ። [1]

• የሰርጥ ስብሰባዎች → የማይደገፉ። የታቀዱ የሰርጥ ያልሆኑ ስብሰባዎችን ተጠቀም። [1]

• ግንዛቤዎችን ይፈልጋሉ ነገር ግን ያልተቀመጡ ግልባጮች → አዘጋጅ ፍቀድ ኮፒሎት = በስብሰባው ወቅት ብቻ ። [5]

• → የMeet መተግበሪያን ፒን ማግኘት አይችሉም ቀላል ማስተካከያ. [4]

Runbook-ዝግጁ የመጫወቻ መጽሐፍ 📋

1. ፈቃዶችን መድብ (የቡድኖች ፕሪሚየም/M365 ኮፒሎት፣ የሚወሰን ሆኖ)። [2][4]

2. የስብሰባ ፖሊሲዎች፡ ኮፒሎትን ማንቃት; በቡድኖች በኩል ስፋት; PowerShell እንዲሁ ይሰራል። [3]

3. ግልባጭን ያብሩ (መቅዳት እንደ አማራጭ)። [2][4]

4. የባቡር አዘጋጆች፡ የስብሰባ አማራጮች → የመገልበጥ መቀየሪያ → የአመቻች መቀየሪያ → ሪካፕ ትር። [1][5]

5. ለመገኘት ፒን Meet መተግበሪያ። [4]

6. አብራሪ → ግብረ መልስ ሰብስብ → ያስተካክሉ።

7. ከማጣቀሻዎች ጋር ግላዊነትን/መጠበቅን ይመዝግቡ። [2][4]

ህይወትን ቀላል የሚያደርጉ የአጠቃቀም ምክሮች 🪄

• ዘግይተው ይቀላቀሉ? ለመከታተል ኮፒሎትን ይጠቀሙ - በመቅዳት/በመገልበጥ የተሻለ ይሰራል። [4]

• ሚስጥራዊነት ያለው ስብሰባ? በስብሰባው ወቅት ብቻ ይምረጡ . [5]

• መጀመሪያ ይዘጋጁ፡ ለአጀንዳ/ተግባራት የትብብር ማስታወሻዎች AI ውፅዓትን የበለጠ ንጹህ ያደርገዋል።

የተለመዱ ኒትፒኮች፣ መልስ ሰጥተዋል 🙋♀️

ጥ፡ እንግዶች/የውጭ ተጠቃሚዎች AI ማስታወሻዎችን ያያሉ?
መ: አይደለም. የአመቻች ማስታወሻዎች ከውስጥ ይቆያሉ። በዴስክቶፕ/ድር ላይ አዘጋጆች/አቀራረቦች ይቆጣጠራሉ። [1][2]

ጥ፡ የሰርጥ ስብሰባዎች ይደገፋሉ?
መ: ለአመቻች አይደለም. መደበኛ የታቀዱ ስብሰባዎችን ወይም ኢንተለጀንት ድጋሚ ተጠቀም። [1][4]

ጥ፡ እነዚህ በትክክል የተከማቹት የት ነው?
መ: አመቻች = በአስጀማሪው OneDrive ውስጥ የሉፕ ፋይል። ሪካፕ = በቡድን ውስጥ የሚታየውን ግልባጭ/መቅረጽ። [2][4]

የመጨረሻ ሀሳቦች 🧩

ስለዚህ የምግብ አዘገጃጀቱ፡ ፍቃዶችን በቀጥታ ያግኙ፣ ኮፒሎትን በፖሊሲዎች ውስጥ ያብሩት፣ ወደ ጽሑፍ ቅጂ ይፍቀዱ። የቀጥታ ማስታወሻዎችን ሲፈልጉ አመቻች እንዲቀያየሩ አስተምሯቸው- ከስብሰባ በኋላ ግልጽነት ለማግኘት Intelligent recap መቀያየሪያው ከጠፋ፣ ዕድሉ የፈቃድ/የፖሊሲ ማጭበርበር ነው። እና ለአስተዳደር ምቾት "በስብሰባ ወቅት ብቻ" የሚለውን አማራጭ አይርሱ. አንዴ ሁሉም ነገር ጠቅ ካደረገ በኋላ ስብሰባዎች ቀለል ያሉ፣ ንጽህና ይሰማቸዋል፣ እና “ቆይ… ምን ላይ ተስማማን?”

ዋቢዎች

1. በማይክሮሶፍት ቡድኖች ስብሰባዎች ውስጥ አመቻች (ገደቦች፣ መቀያየሪያዎች፣ ማን ሊያበራው ይችላል፣ በራስ-መገለበጥ) - የማይክሮሶፍት ድጋፍ

2. በማይክሮሶፍት ቡድኖች ውስጥ አስተባባሪ ያዋቅሩ (ፈቃድ መስጠት፣ ቅድመ እይታ፣ Loop ማከማቻ፣ ተከራይ መቆጣጠሪያዎች) — Microsoft Learn

3. የማይክሮሶፍት 365 ረዳት አብራሪ በቡድን ስብሰባዎች እና ዝግጅቶች (የአስተዳዳሪ ፖሊሲ አማራጮች እና ፓወር ሼል) አስተዳድር - ማይክሮሶፍት ተማር

4. ለቡድኖች ጥሪዎች እና ስብሰባዎች (የፍቃድ አሰጣጥ፣ የግልባጭ/የቀረጻ መስፈርቶች፣ የመተግበሪያ መሰካትን ማሟላት) - ማይክሮሶፍት ተማር

5. የቡድን ስብሰባን ሳይመዘግቡ ኮፒሎትን ይጠቀሙ ("በስብሰባው ወቅት ብቻ" ባህሪ) - የማይክሮሶፍት ድጋፍ

በኦፊሴላዊው AI አጋዥ መደብር የቅርብ ጊዜውን AI ያግኙ

ስለ እኛ